Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d)

• 21 août 2026
• 80 - 100%
• Durée indéterminée
• Rämistrasse 101, 8006 Zürich
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Collaborateur·trice administratif·ve au Grants Office (h/f/d) #

Le Grants Office est le point de contact central pour le financement de la recherche à l-ETH Zurich et soutient les chercheur·e·s à tous les stades de leur carrière dans l-identification, l-acquisition et la gestion de fonds de recherche compétitifs nationaux et internationaux. Nous accompagnons également le processus d-évaluation des départements de l-ETH et gérons les programmes internes de financement de la recherche de l-ETH (financement de projets et de talents), assurons les secrétariats de la commission de recherche et de la commission des prix, et soutenons la vice-présidente pour la recherche dans des questions stratégiques, conceptuelles et organisationnelles.

Pour renforcer notre secrétariat, nous recherchons dès maintenant ou à convenir une personne engagée, proactive et dotée d-une grande capacité organisationnelle. Le poste combine des tâches classiques de secrétariat avec la participation à divers processus administratifs dans le domaine de la recherche. Si vous aimez coordonner les processus, entretenir soigneusement les données et garder un aperçu fiable, vous trouverez chez nous un domaine d-activité passionnant.

Description du poste ##

Dans un environnement de travail dynamique et varié, vous assumez des tâches administratives et organisationnelles liées à divers processus au Grants Office, gérez le secrétariat général du Grants Office (y compris le service téléphonique, l-organisation des rendez-vous, la commande de matériel) et soutenez les spécialistes dans les domaines suivants :

• Gestion des projets financés par des tiers, y compris la maintenance des interfaces avec les unités administratives pertinentes, ainsi que la préparation et l-assurance qualité des documents de décision et de correspondance
• Organisation d-événements d-information pour les chercheur·e·s et gestion des canaux de communication correspondants
• Organisation des visites des évaluateurs externes dans le cadre des évaluations départementales
• Administration financière : saisie des frais, imputation des factures, budget, calcul des tendances
• Administration du personnel : entrées/sorties, support lors de l-intégration
• Assurance qualité, notamment le suivi et la maintenance des bases de données du Grants Office

Profil ##

• Vous disposez d-une solide expérience professionnelle dans le domaine administratif, de préférence dans un poste équivalent dans le milieu universitaire
• Vous maîtrisez les outils numériques, des connaissances en FileMaker ou autres systèmes de bases de données sont un avantage
• Vous êtes une personne capable de travailler en équipe, orientée solutions et service, avec une grande initiative personnelle et un plaisir à travailler dans un environnement international et avec différents groupes d-intérêt
• Vous travaillez avec soin et précision et gardez une vue d-ensemble même en cas de nombreuses tâches parallèles et dans des situations stressantes
• Une forte orientation service ainsi qu-une conscience aiguë de la qualité caractérisent votre manière de travailler
• Excellentes compétences en allemand et en anglais, à l-oral comme à l-écrit, complètent votre profil

Nous offrons ##

Vous bénéficierez d-un domaine d-activité varié et exigeant dans une culture de travail ouverte, valorisante et collégiale. Votre lieu de travail, situé dans le bâtiment principal historique de l-ETH, offre une infrastructure moderne ainsi qu-une excellente connexion aux transports publics. De plus, vous profiterez de nombreux avantages, notamment des réductions telles que pour les abonnements de transports publics et le car-sharing, une offre sportive variée de l-ASVZ, diverses offres de garde d-enfants ainsi que des prestations sociales et de prévoyance attractives.

Votre métier avec impact : devenez membre de l-ETH Zurich, qui soutient non seulement votre développement professionnel, mais contribue également activement à des changements positifs dans la société.

Travailler, enseigner et faire de la recherche à l-ETH Zurich

La diversité et la durabilité nous tiennent à cœur ##

Conformément à nos valeurs, l-ETH Zurich soutient une culture inclusive. Nous promouvons l-égalité des chances, valorisons la diversité et entretenons un environnement de travail et d-apprentissage où les droits et la dignité de tous les collaborateurs et étudiantes sont respectés. Sur notre site web sur l-égalité des chances et la diversité, vous découvrirez comment nous assurons un environnement juste et ouvert où chacun peut se développer et s-épanouir. La durabilité est une valeur centrale pour nous - nous travaillons de manière cohérente à un avenir climatiquement neutre.

Curieux·se ? Nous aussi. ##

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature en ligne avec les documents suivants au format PDF :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Certificats de travail et diplômes

Veuillez vous informer avant votre candidature sur notre site web concernant le Grants Office et décrire brièvement dans votre lettre de motivation pourquoi vous souhaitez rejoindre notre équipe.

Les candidatures sont acceptées exclusivement via le portail de candidature en ligne. Les candidatures par e-mail ou par courrier postal ne seront pas prises en compte.

Pour toute information, Mme Dr Frédérique Amor, [email protected] (pas de documents de candidature), se tient volontiers à votre disposition.

Nous tenons à souligner que la présélection est effectuée par les recruteurs responsables et non par une intelligence artificielle.

Les conditions générales de l-ETH Zurich s-appliquent aux agences de recrutement.

À propos de l-ETH Zurich ##

L-ETH Zurich est l-une des meilleures universités techniques et scientifiques du monde. Nous sommes reconnus pour notre enseignement d-excellence, notre recherche fondamentale pionnière et le transfert direct des nouvelles connaissances vers la société. Plus de 30 000 personnes issues de plus de 120 pays trouvent chez nous un environnement qui favorise la pensée autonome et un climat qui inspire l-excellence. Au cœur de l-Europe et connecté·e·s mondialement, nous développons ensemble des solutions aux défis mondiaux d-aujourd-hui et de demain.