Office Manager (m/w/d) 100%

• Vielseitige Drehscheibenfunktion mit grossem Gestaltungsspielraum
• Office, HR & Compliance in einer zentralen Schlüsselrolle vereint

About Our Client ##

Unser Kunde ist ein international tätiges Technologieunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden weltweit und einer starken Präsenz in Europa. Am Standort in Zürich arbeitet ein eingespieltes Team von rund 15 bis 20 Mitarbeitenden in einem dynamischen und innovationsgetriebenen Umfeld. Das Unternehmen entwickelt zukunftsweisende Lösungen für die Energiebranche und trägt aktiv zur Digitalisierung und Weiterentwicklung moderner Energieinfrastrukturen bei.

Job Description ##

Office Management & Administration

• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts am Schweizer Standort
• Betreuung externer Dienstleister, Vermieter und Geschäftspartner
• Koordination von Rechnungen, Spesen, Geschäftsreisen und administrativen Prozessen
• Unterstützung von Management und Mitarbeitenden in organisatorischen Belangen
• Organisation von Meetings, Events und Büroaktivitäten

HR Administration

• Unterstützung von Onboarding-, Offboarding- und Rekrutierungsprozessen
• Administrative Begleitung des Employee Life Cycles
• Koordination von Arbeitsbewilligungen, Visa und Payroll-Mutationen
• Pflege von Personaldaten sowie Unterstützung lokaler HR-Prozesse
• Mitarbeit bei Benefits- und allgemeinen Personaladministrationsthemen

Compliance, Health & Safety

• Unterstützung bei Compliance-, Governance- und regulatorischen Anforderungen
• Koordination von Health & Safety-, Schulungs- und Notfallprozessen
• Pflege von Risiko-, Audit- und Dokumentationssystemen
• Mitarbeit bei Nachhaltigkeits- und Continuous-Improvement-Initiativen
• Erstellung von Reports und Kennzahlen für lokale und internationale Stakeholder

The Successful Applicant ##

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management, in der Administration, HR Administration oder einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, andere zu unterstützen
• Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen
• Interesse an HR-, Compliance- oder Health & Safety-Themen
• Ein hohes Mass an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

What's on Offer ##

Sind Sie eine organisierte Persönlichkeit mit Herz, die gerne Verantwortung übernimmt, Menschen unterstützt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Quote job ref

JN-092026-7098028

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Office Manager

Industry

Energy & Natural Resources

Where

Zürich

Contract Type

Permanent

Job Reference

JN-092026-7098028