ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%

• 60% Pensum täglich oder 4 Tage (Mittwoch frei)
• Position im Herzen von Zürich

About Our Client ##

Unser Kunde ist ein international tätiges Beratungsunternehmen mit einem exzellenten Ruf und einer starken globalen Präsenz. Für den zentral gelegenen Standort in Zürich suchen wir eine motivierte, dienstleistungsorientierte und flexible Persönlichkeit, die das Corporate Services Team im Rahmen eines Teilzeitpensums unterstützt.

Job Description ##

Reception & Office Support

• Erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
• Übernahme sämtlicher Empfangstätigkeiten und Unterstützung des täglichen Office Managements
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings
• Unterstützung bei der Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
• Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
• Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams während Ferienabwesenheiten

Administrative Support

• Koordination von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie administrativen Tracking-Prozessen
• Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsunterlagen und Pflege interner Systeme
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei diversen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft

The Successful Applicant ##

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrere Jahre Erfahrung am Empfang, in der Administration, Office Coordination oder einer ähnlichen Funktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung innerhalb eines Corporate-, Beratungs-, Professional-Services- oder vergleichbaren Umfelds von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet

What's on Offer ##

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Herzen der Organisation mit direktem Einfluss auf den täglichen Geschäftsbetrieb
• Internationales und professionelles Arbeitsumfeld mit ausgeprägter Servicekultur
• Engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
• 30 Ferientage pro rata

Quote job ref

JN-072026-7067973

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Receptionist

Industry

Business Services

Where

Zürich

Contract Type

Interim

Job Reference

JN-072026-7067973