Office Manager:in Administration - Buchhaltung & Backoffice

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen und organisatorischen Belangen
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen
• Ausführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten und Auswertungen
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Das bringst du mit

• Kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Buchhaltung
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englisch- und Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent

Fragen zur Stelle

Aron Majdura

Leiter Operations

\+41 44 922 11 11

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Über uns

Die ActVisual GmbH ist die führende Anbieterin in der ganzen Schweiz für innovative Gesamtlösungen in den Bereichen Unified Communication, AudioVideo-Integration und Kommunikationstechnik! Seit über 20 Jahren sind wir spezialisiert auf innovative Videokonferenz-Dienstleistungen und planen und installieren modernste Audio-/Video-Technologien für Board- und Konferenzräume sowie multifunktionale Auditorien. Zu unseren Kunden zählen internationale Grossunternehmen sowie Spitäler und Justizbehörden in der ganzen Schweiz.