Office & Projektassistenz 100%

Hauptaufgaben | Office & Projektassistenz

Empfang, Telefon & Kommunikation

• Hauptverantwortung für die Bedienung der Telefonzentrale Zürich (Mit Unterstützung durch die Administration Luzern)
• Hauptverantwortung für die Betreuung und Bearbeitung des allgemeinen Geschäfts-Mailaccount ([email protected])
• Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
• Koordination, Vorbereitung und Sicherstellung der Ordnung sowie Betreuung der Sitzungszimmer
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs inklusive Briefe, Pakete und weiterer Sendungen
• Sicherstellung, dass die definierten organisatorischen Aufgaben am Standort selbständig, zuverlässig und termingerecht ausgeführt werden
• Allgemeine Korrespondenz und Sekretariatsarbeiten

Assistenz & administrative Unterstützung

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung in diversen Belangen
• Administrative Unterstützung des gesamten Teams Zürich über sämtliche Funktions- und Hierarchiestufen
• Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Aktennotizen, Traktandenlisten, Korrespondenzen und weiteren Dokumenten
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Terminen
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Arbeiten
• Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Organisationsaufgaben
• Übernahme von Botengängen und Springeraufgaben in unterschiedlichen administrativen und organisatorischen Belangen

Office- & Standortorganisation

• Sicherstellung eines gepflegten, funktionierenden und gut organisierten Büro-, Empfangs- und Gemeinschaftsbereichs
• Bewirtschaftung von Pausenraum, Cafeteria und Lounge inklusive Ordnung, Sauberkeit, Pflanzen sowie Betreuung der vorhandenen Gerätschaften in der Cafeteria (Kaffeemaschine, Abwaschmaschine, Kühlschrank, Wasserspender)
• Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit in den entsprechenden Bereichen
• Überwachung und rechtzeitige Beschaffung von Cafeteria-, Verbrauchs- und Büromaterialien gemäss Vorgaben
• Organisation des wöchentlichen Obstkorbs (montags)
• sowie des Gipfeli-/Brötli-Znünis (freitags)
• Organisation weiterer standortbezogener Beschaffungen und Dienstleistungen gemäss Vorgaben
• Erst-Kontakt zu Verwaltungen
• Aufbieten von Unterhaltsfirmen (Service Kaffeemaschine, Sanitäranlagen)
• Kontakt zu Hauswart
• Koordination mit Reinigungsunternehmen (Abmelden bei Betriebsferien, allfällige Einzelaufträge)

Fahrzeuge, Bargeldkasse & Archiv

• Koordination und Bewirtschaftung der Pool- und Geschäftsfahrzeuge am Standort Zürich in Zusammenarbeit mit der verantwortlichen Person in Luzern
• Koordination organisatorischer Themen rund um die Fahrzeuge sowie Weiterleitung von Schäden, Servicebedarf und weiteren Anliegen in Zusammenarbeit mit der verantwortlichen Person in Luzern
• Betreuung der Bargeldkasse am Standort Zürich
• Auszahlung von Spesen und Organisation bzw. Einholung von benötigtem Bargeld gemäss Vorgaben
• Bereitstellung der notwendigen Belege und Unterlagen für die zentrale Abrechnung durch die zuständige Stelle
• Verwaltung und Bewirtschaftung des Archivs am Standort Zürich

Mitarbeitende & interne Anlässe

• Administrative Begrüssung und Einführung neuer Mitarbeitender am ersten Arbeitstag
• Koordination und Sicherstellung der organisatorischen Voraussetzungen für Neueintritte am Standort Zürich, einschliesslich Vorbereitung und Funktionsprüfung des Arbeitsplatzes sowie Abstimmung mit HR, Informatik und den zuständigen Führungskräften.
• Verteilen von mitarbeiterspezifischen Schreiben oder Geschenken in Zusammenarbeit mit dem HR
• Organisation von «Kleinigkeiten» im Auftrag, wie «Welcome Back-Geschenke» oder Karten
• Planung, Organisation und Durchführung kleinerer interner Mitarbeiteranlässe am Standort Zürich

Nebenaufgaben | Office & Projektassistenz

• Erledigung von Botengängen, Kleineinkäufen und kurzfristigen organisatorischen Aufgaben
• Unterstützung bei internen Anlässen, Sitzungen und besonderen Aktivitäten am Standort
• Übernahme von administrativen Springer- und Unterstützungsaufgaben bei Bedarf
• Unterstützung der Geschäfts-, Team- und Projektleitungen bei ausserordentlichen administrativen oder organisatorischen Aufgaben
• Übernahme weiterer zumutbarer Aufgaben im Rahmen der Funktion und des betrieblichen Bedarfs

Mindestanforderung an Stelleninhaber:in:

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder äquivalente Ausbildung.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung nach Ausbildung in einer vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch verständigungsfähig.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 & gute PC-Anwenderkenntnisse.

•Führerausweis Kategorie B von Vorteil (Unterstützung der Betreuung der Firmenfahrzeuge vor Ort)

Persönliche Anforderungen

Für diese Funktion sind Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein von besonderer Bedeutung.

• Fühlt sich wohl in einer Funktion, vor Ort selbständig zu arbeiten und Verantwortung für die administrativen und organisatorischen Abläufe zu übernimmst.
• Sehr selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohes Organisationstalent und Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Proaktive Arbeitsweise, Aufgaben und Handlungsbedarf werden selbständig erkannt
• Hohes Pflichtbewusstsein sowie konsequente und termingerechte Erledigung übertragener Aufgaben
• Diskretion und vertrauensvoller Umgang mit internen Informationen
• Professionelles, freundliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten
• Bereitschaft zur engen Zusammenarbeit mit der zentralen Administration der Rebsamen Management AG in Luzern
• Bereitschaft, die Einarbeitung, während der ersten 2–4 Wochen schwerpunktmässig am Standort Luzern zu absolvieren

Einarbeitung:

Die Einarbeitung erfolgt voraussichtlich während der ersten 2–4 Wochen schwerpunktmässig am Standort Luzern. Dabei werden insbesondere die zentralen administrativen Prozesse, Systeme, Zuständigkeiten und Schnittstellen zur Rebsamen Management AG vermittelt. Anschliessend liegt der reguläre Arbeitsort grundsätzlich am Standort Zürich.

Lohnrahmen:

Für diese Funktion ist bei einem 100%-Pensum, abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation, ein Bruttojahreslohn von CHF 62'000 bis CHF 70'000 inkl. 13. Monatslohn vorgesehen.

Monatslohn × 13 Jahreslohn

CHF 4'800 CHF 62'400

CHF 5'000 CHF 65'000

CHF 5'200 CHF 67'600

CHF 5'400 CHF 70'200

Da du die administrative Präsenz sowie den Empfang am Standort Zürich sicherstellst, ist deine Funktion an fixe Arbeitszeiten vor Ort gebunden:

Montag bis Donnerstag: 07:30–12:00 Uhr und 13:00–17:00 Uhr

Freitag: 07:30–12:00 Uhr und 13:00–16:30 Uhr

Bei uns erwartet dich damit eine vielseitige Funktion mit Eigenverantwortung und gleichzeitig einem starken Rückhaltinnerhalb unserer Firmengruppe, ideal für eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt, anpackt und den Überblick behält.

Da es sich um eine Präsenzfunktion handelt, ist für diese Stelle keine Homeoffice-Option vorgesehen.