Front Desk Coordinator

Your tasks

Manage the reception area and operation of the switchboard in German, English and French

Welcome and support of external customers and visitors, including handling related administrational tasks and access control

Assist Basilea’s Facility Management and General Services Department with the processing of incoming and outgoing mail, including courier transfers

Order and manage the entire office equipment, beverages and catering for meetings

Maintain procedures related to our Pharmacovigilance messaging system

Drive continuous improvement in customer satisfaction and service quality

Ensure a clean, organized, and professional work environment.

Assist other departments in certain administrative tasks, such as VISA applications and contract processing

Your profile

Commercial apprenticeship (KV) or similar qualification in a service sector with direct customer contact e.g. travel industry, hotel with work experience at a reception desk

Very good language skills in German and English, oral knowledge of French is beneficial

Ability to work independently and in a team

Team player with an open, friendly nature, enjoying dealing with people

High service and customer orientation as well excellent communication skills at different levels, discretion and flexibility are required

Good Office user skills (Word, Excel etc)

Working time Monday - Friday from 8 - 12/13 - 17, part time solution possible days to take off are Tue, Wed or Thu

Ihre Aufgaben

Betreuung des Empfangsbereichs sowie Bedienung der Telefonzentrale in Deutsch, Englisch und Französisch

Empfang und Betreuung von externen Kunden und Besuchern sowie Übernahme der damit verbundenen administrativen Aufgaben und Zutrittskontrollen

Unterstützung des Bereichs Facility Management und General Services bei der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie bei Kurierdiensten

Bestellung und Verwaltung des gesamten Bürobedarfs sowie Organisation von Getränken und Catering für Meetings und Veranstaltungen

Pflege und Sicherstellung der Abläufe im Zusammenhang mit dem Pharmacovigilance-Meldesystem

Kontinuierliche Verbesserung der Kundenzufriedenheit und der Servicequalität

Sicherstellung eines sauberen, organisierten und professionellen Arbeitsumfelds

Unterstützung anderer Abteilungen bei verschiedenen administrativen Aufgaben, beispielsweise bei Visa-Anträgen und Vertragsabwicklungen

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder eine vergleichbare Qualifikation im Dienstleistungsbereich mit direktem Kundenkontakt, beispielsweise in der Reisebranche oder Hotellerie, idealerweise mit Berufserfahrung an einer Rezeption

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; mündliche Französischkenntnisse sind von Vorteil

Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team

Offene, freundliche und kommunikative Persönlichkeit mit Freude am Umgang mit Menschen

Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf unterschiedlichen Hierarchiestufen

Hohes Mass an Diskretion, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein

Gute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel etc.)

Arbeitszeit

Montag bis Freitag, 08:00–12:00 Uhr und 13:00–17:00 Uhr

Eine Teilzeitlösung ist möglich

Freie Tage können am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag vereinbart werden