Office Manager

So schaffst du Mehrwert

Als erfahrene/r Office Manager bist du ein Organisationstalent und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick. Du unterstützt die Geschäftsleitung in allen administrativen und

organisatorischen Belangen, koordinierst Termine mit externen Partnern und stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher. Mit deiner selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise packst du gerne mit an und sorgst dafür, dass alle Abläufe effizient funktionieren. Dein Arbeitsort ist unser Hauptsitz in Glattbrugg, die Stelle erfordert jedoch regelmässige Besuche in unserer Zweigniederlassung in Lausanne.

Deine Aufgaben im Überblick

Administration & Kommunikation

• Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Bereiche in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination)
• Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen
• Koordination der internen Mitarbeiterkommunikation
• Zentrale Kontaktperson für das Sekretariat der Schweizerischen Post

Facility Management

• Organisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für unsere beiden Standorte in Glattbrugg und Lausanne
• Zentrale Kontaktperson für unsere Vermieter und Dienstleister
• Betreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem Zutrittssystemen
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen

Lieferantenmanagement

• Selbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen Dienstleistern
• Verantwortung für die Beschaffung sämtlicher Verbrauchsmaterialien
• Eigenverantwortliche Kontrolle von eingehenden Rechnungen und Kreditkartenbelegen
• Verantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office & Facility Management (zeitgemässe Kündigung / Erneuerung von Verträgen)

Was Du mitbringst

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise ergänzt durch eine entspreche Aus- oder Weiterbildung
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, speditiver und strukturierter Arbeitsweise
• Umgängliche, offene und durchsetzungsstarke Persönlichkeit
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Geübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen & IT Tools
• Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (min. Niveau B2) sind zwingend, Französischkenntnisse wären von Vorteil

Deine Vorteile bei SwissSign AG

• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten & Hybrid-Work
• Kostenloses Mobil-Abo
• Beteiligung an Mobile-Neuanschaffung nach vollendeter Probezeit bis zu max. CHF 300.-
• Halbtaxabonnement
• Private Unfall – Zusatzversicherung
• 5 – 6 Wochen Ferien / ab 50 Jahren eine Woche zusätzliche Ferien
• Attraktive Pensionskassenbeiträge – Arbeitgeberbeitrag umfasst 65%, der Arbeitnehmerbeitrag 35%.