Office Manager/In (dreisprachig) - 100% - m/w/d

Schwerpunkte: Ticketmanagement · Einsatzdisposition · Qualitätskontrolle · telefonischer Pikettdienst 1\. Stufe · Personaladministration und Lohnverarbeitung

Ziel dieser Funktion ist die Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs sämtlicher Aufträge und Anfragen über ServiceChannel. Dazu gehören die Erfassung und Priorisierung der Tickets, die Koordination der Einsätze sowie die Kontrolle der ordnungsgemässen Auftragsausführung und Dokumentation.

Zusätzlich verantwortet die Funktion die Personaladministration und die administrativen Prozesse des zugewiesenen Teams. Dies umfasst insbesondere die Führung der Personaldossiers, die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, die Kontrolle der Arbeitszeiten sowie die Vorbereitung und Verarbeitung der Lohndaten. Die Aufgaben entsprechen in wesentlichen Teilen der Funktion einer Standortassistenz bei unserem Kunden.

Sprachen:Deutsch, Französisch und Italienisch zwingend erforderlich; Englischkenntnisse für das Reporting von Vorteil bzw. gemäss betrieblicher Anforderung.

. AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

. Operative Koordination und Ticketmanagement

• Erfassung und Qualifizierung sämtlicher Tickets in ServiceChannel unter Berücksichtigung des Standorts, der betroffenen Anlage bzw. des Objekts und der Prioritätsstufe P1–P7\.
• Zeitnahe Zuweisung der Aufträge an das zuständige Einsatzgebiet und Sicherstellung einer effizienten Einsatzplanung.
• Kontrolle des ordnungsgemässen Ticketabschlusses anhand der erforderlichen Angaben und Nachweise, insbesondere Arbeitszeiten, Fotos, Materialbelege und Unterschriften.
• Sicherstellung des telefonischen Pikettdienstes erster Stufe ausserhalb der regulären Arbeitszeiten gemäss Einsatzplan.
• Betreuung der Filialleiter/innen in der jeweiligen Sprache.
• Unverzügliche Eskalation von P1\-Störungen mit drohender oder bereits eingetretener Fristüberschreitung sowie von relevanten Vorbehalten oder Problemen an den Account Director.
• Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung auf Basis der vollständig dokumentierten und abgeschlossenen Tickets.
• Verwaltung von Offerten, Freigaben, Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen.

. Personaladministration und Personalverwaltung

• Eröffnung, Erstellung und laufende Pflege der administrativen und elektronischen Personaldossiers für neue Mitarbeitende, Techniker/innen und übernommenes Personal.
• Überwachung der Vollständigkeit und Gültigkeit von Arbeitsbewilligungen, Personalunterlagen und weiteren erforderlichen Dokumenten.
• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Vertragsnachträgen gemäss den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und dem anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag (GAV) der Reinigungsbranche.
• Sicherstellung der erforderlichen Meldungen und administrativen Schritte im Zusammenhang mit AHV, Arbeitsbewilligungen und Quellensteuer in Zusammenarbeit mit den zuständigen internen Stellen und Behörden.
• Organisation und administrative Begleitung des Eintritts neuer Mitarbeitender.
• Sicherstellung der Einhaltung relevanter Fristen und interner HR\-Prozesse.

. Arbeitszeitkontrolle und Lohnverarbeitung

• Monatliche Kontrolle der erfassten Arbeitsstunden pro Filiale und Mitarbeitendem.
• Überprüfung und Abstimmung von Zeiterfassungen, Einsatzplänen, Pikettzeiten und Winterdiensteinsätzen.
• Abgleich der effektiv geleisteten Arbeitsstunden mit den kalkulierten Zeitvorgaben sowie Klärung allfälliger Abweichungen.
• Erfassung und Kontrolle fixer und variabler Lohndaten sowie Vorbereitung und Verarbeitung der monatlichen Lohnabrechnung im vorgesehenen System.
• Durchführung der monatlichen Plausibilitäts\- und Vollständigkeitskontrollen vor der Lohnfreigabe.
• Koordination mit Ausgleichskassen, Versicherungen und weiteren zuständigen Stellen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.
• Administrative Bearbeitung von Abwesenheiten und Sozialversicherungsfällen, insbesondere Krankheit, Unfall, Mutterschaft und Ferien.
• Erstellung und Aktualisierung von HR\-Auswertungen, Kennzahlen und Personalreportings.

. ERFOLGSKRITERIEN UND LEISTUNGSMESSUNG

Ticketmanagement und Einsatzkoordination

• 100 % der eingehenden Tickets innerhalb einer Stunde qualifiziert und dem zuständigen Bereich zugewiesen.
• P1\-Störungen innerhalb von 15 Minuten bearbeitet bzw. gemäss Eskalationsprozess weitergeleitet.
• Keine Ticketabschlüsse ohne vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.

Personaladministration

• Vollständige Personaldossiers vor dem ersten Arbeitstag.
• Unterzeichnete Arbeitsverträge vor Stellenantritt.
• Keine abgelaufenen Arbeits j4id10457567jm j4it1044jm j4iy26jm