Office Managerin / Office Manager (w/m/d) 60%-100%

Office Managerin / Office Manager (w/m/d) 60%-100% #

• Oensingen
• Medifilm AG
• Espace Mittelland (BE, FR, NE, JU, SO)
• Management Support / Backoffice

Medifilm wächst und mit uns wachsen auch unsere Strukturen und Aufgaben. Deshalb schaffen wir eine neue Position als Office Managerin / Office Manager. Als zentrale organisatorische Drehscheibe unterstützt du CEO und Führungsteam, sorgst für reibungslose Abläufe und bringst Struktur in vielfältige administrative und organisatorische Themen. Dabei gestaltest du die Zusammenarbeit bei Medifilm aktiv mit und schaffst Freiräume für unsere Führungskräfte.

Das kannst du bewirken ##

• Du unterstützt CEO und Führungsteam bei der Planung und Organisation von Sitzungen, Workshops, Klausuren, Management-Updates und weiteren Führungsgefässen.
• Du koordinierst Termine und Unterlagen, dokumentierst Beschlüsse und Verantwortlichkeiten und behältst offene Pendenzen sowie Fristen zuverlässig im Blick.
• Du stellst einen professionellen Office-Alltag sicher und organisierst unter anderem Besuche, Veranstaltungen, Sitzungsräume sowie weitere administrative Abläufe.
• Du unterstützt bei der internen Kommunikation und sorgst für eine strukturierte Ablage und Pflege von Organisations-, Führungs- und Vertragsdokumenten.
• Du koordinierst administrative Themen rund um Ein- und Austritte, Onboarding, Rekrutierungstermine, Arbeitsplätze, Zugänge und interne Organisationsinformationen.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern und bringst Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit in administrative Prozesse.

Das bringst du mit ##

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung und bringst Erfahrung als Office Managerin / Office Manager, Executive Assistant oder in der Geschäftsleitungsassistenz mit.
• Du bist sehr versiert im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, und bewegst dich sicher in digitalen Arbeitsumgebungen.
• Du organisierst gerne, denkst voraus und kannst mehrere parallele Themen selbstständig strukturieren, koordinieren und priorisieren.
• Du arbeitest zuverlässig, präzise und diskret und gehst souverän mit vertraulichen Informationen um.
• Du überzeugst mit einem freundlichen und professionellen Auftreten, ausgeprägter Serviceorientierung sowie Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.

Das bieten wir dir ##

5 Wochen Ferien, mit der Möglichkeit bis zu 10 Ferientage zusätzlich zu kaufen oder unbezahlten Urlaub zu nehmen

Pensionskasse mit vorteilhafter Prämienaufteilung - ca. 2/3 werden von uns übernommen

Diverse Rabatte in unseren Apotheken und bei weiteren Top-Marken

Kompetenzen erweitern durch geförderte und unterstützte Aus- und Weiterbildungen sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten

Familienfreundlich mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns), sowie Beteiligung an Kinderfonds

Namensaktien zu Vorzugspreisen - sich nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investieren

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